Asianhallintajärjestelmän tietosuojaseloste (VirastoVahva)

Rekisterin nimi 

Asianhallintajärjestelmä VirastoVahvan asiakasrekisterin tietosuojaseloste 

Rekisterinpitäjä

Taide- ja kulttuurivirasto (Kuvi)
Kaikukatu 2 C, 00530 Helsinki
0295 249 000, [email protected], www.taike.fi  

Tietosuojavastaavan yhteystiedot 

[email protected], puhelin 0295 249 000 (vaihde)

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Taide- ja kulttuurivirastoon vireille saatetut asiat kirjataan asianhallintajärjestelmä VirastoVahvaan. Kyseessä on valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin tarjoama asianhallintaratkaisu, joka täyttää asianhallintaa ja arkistointia koskevat säädösvaatimukset.

VirastoVahvaan kirjataan esimerkiksi Taide- ja kulttuuriviraston vastaanottamat lausunto- ja selvityspyynnöt, hankinta- ja sopimusasiakirjat sekä muut kirjattavat asiat. Valtionavustuksia koskevat asiat käsitellään Haeavustuksia.fi-palvelussa, joten valtionavustustoimintaan liittyvästä henkilötietojen käsittelystä löydät tietoa Valtionavustustoiminnan verkkopalvelun (haeavustuksia.fi) tietosuojaselosteesta. Poikkeuksena ovat valtionavustusten käytön selvityslomakkeet, jotka toimitetaan Taide- ja kulttuurivirastolle väliaikaisesti Webropol-kyselytyökalun avulla. Webropol-kyselytyökalun kautta toimitetut selvityslomakkeet arkistoidaan VirastoVahvaan.

Tietojen käyttötarkoitus on vireille saatettujen asioiden käsittely lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

Asianhallintajärjestelmän teknisestä ylläpidosta vastaa Valtori alihankkijoineen. Järjestelmästä ei ole liittymiä muihin tietojärjestelmiin.

Taide- ja kulttuurivirasto käsittelee henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi. Taide- ja kulttuuriviraston tehtävistä säädetään laissa Taide- ja kulttuurivirastosta (511/2025).

Käsiteltävät henkilötiedot

Taide- ja kulttuurivirastoon vireille saatettu asia kirjataan asianhallintaan, ja sille annetaan asianumero.

Käsiteltävien tietojen laajuus riippuu asian luonteesta ja siitä, mitä asiaan liittyviä tietoja Taide- ja kulttuurivirastolle on toimitettu. 

Tyypillisesti käsittelemme ainakin seuraavia henkilötietoja:

• vireillesaattajan nimi
• vireillesaattajan yhteystiedot, esimerkiksi puhelinnumero, sähköpostiosoite ja/tai postiosoite
• asian kuvaus
• asian käsittelyn vaiheita koskevat tiedot.

Taide- ja kulttuuriviraston maksamiin palkkioihin ja korvauksiin liittyvissä asioissa käsittelemme myös henkilötunnusta ja pankkiyhteystietoja.

Tietojen luovuttaminen

Tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta kolmansille osapuolille.
Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Perusteena tietojen luovuttamiselle yksittäistapauksessa voi olla esimerkiksi laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999).

Tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle

Siirrämme henkilötietoja EU:n/ETA:n ulkopuolelle. Olemme huolehtineet siirtoon liittyvistä suojatoimista. 

Henkilötietojen säilytysajat

Vireille saatettuihin asioihin liittyvien henkilötietojen säilyttämisajat määräytyvät arkistolain (831/1994), Arkistolaitoksen määräyksen ja Taiken arkistonmuodostussuunnitelman ja tiedonohjaussuunnitelman mukaisesti. Säilytysajat vahvistetaan myöhemmin Taide- ja kulttuuriviraston tiedonhallintamallissa.

Säännönmukaiset tietolähteet

Tiedot ovat pääsääntöisesti peräisin henkilöltä itseltään. Lisäksi tietoja voidaan saada muilta viranomaisilta.

Tekniset ja organisatoriset turvatoimet

Tiedot on suojattu tietojen käyttöoikeuksien hallinnalla, tietokantojen ja palvelinten teknisellä suojauksella, tilojen fyysisellä suojauksella, kulunvalvonnalla, tietoliikenteen suojauksella sekä tietojen varmuuskopioinnilla.

Automaattinen päätöksenteko

Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon.

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Voit lähettää tarkastuspyynnön tietosuojavastaavalle (yhteystiedot yllä). Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti tietosuojavastaavalle (yhteystiedot yllä). Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tietojen poistamiseen

Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä.

Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Taide- ja kulttuurivirasto tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. Suurin osa Taide- ja kulttuuriviraston palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä.

Sinulla on oikeus vaatia Taide- ja kulttuurivirastoa poistamaan sellaiset itseäsi koskevat henkilötiedot, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella. Voit lähettää poistopyynnön kirjallisesti osoitteeseen [email protected]. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768

Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta www.tietosuoja.fi.

Muokattu 17.6.2026