Asiantuntijapankin hallinnointityökalu (Gruppo)
Rekisterin nimi
Taide- ja kulttuuriviraston asiantuntijapankin hallinnointityökalu
Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Nimi: Taide- ja kulttuurivirasto
Osoite: Kaikukatu 2 C, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 1001, 00531 Helsinki
Vaihde: 0295 249 000
Sähköposti: [email protected]
Kotisivut: www.taike.fi
Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on Taide- ja kulttuuriviraston asiantuntijapankin kokoaminen sekä tietojen hallinnointi. Asiantuntijapankin jäsenistä kootaan arviointipaneeleita Taide- ja kulttuurivirastoon saapuneiden hakemusten arviointia varten.
Henkilötiedot on kerätty ilmoittautumislomakkeen kautta saatujen tietojen pohjalta. Henkilöä on joko ehdotettu yhteisön puolesta, tai henkilö on ehdottanut itse itseään asiantuntijapankkiin. Ehdotusten saapumisen jälkeen ehdotetuille henkilöille lähetetään täydentävä yhteystietolomake, jossa ehdotettava henkilö vahvistaa yhteystietonsa.
Henkilötietoja käsitellään asiantuntijapankin kokoamisen vaiheista tiedottamiseen, arviointipaneelien kokoamiseen, tilastointiin, palautteen keräämiseen sekä muuhun viestintään. Henkilötietoja ei luovuteta kolmansille osapuolille.
Henkilötietojen käsittelyn perusteena on Taide- ja kulttuuriviraston lakisääteisten tehtävien hoitaminen. Taide- ja kulttuuriviraston tehtävistä säädetään Taide- ja kulttuurivirastosta annetussa laissa (511/2025).
Käsiteltävät henkilötiedot
Rekisteriin tallennetaan seuraavat tiedot esitetystä henkilöstä:
- nimi
- osoite ja maa
- sähköpostiosoite
- puhelinnumero
- syntymävuosi
- sukupuoli
- äidinkieli
- apuraha- tai avustushakemusten arviointikieli
- suomen kielen taito
- aiempi kokemus apuraha- tai rahoitushakemuksen arvioinnista
- ammatillinen asiantuntemus alueellisesti
- ammattirooli taiteen ja kulttuurin kentällä
- ammattinimike
- ansioluettelo
- taiteenalan asiantuntemus
- muu asiantuntemus
Arviointipaneeliin nimettävien henkilöiden nimet, asuinkunta ja ammattinimike tullaan julkaisemaan www.taike.fi. Arviointipaneelit kootaan hakukohtaisesti.
Henkilötietojen lähteet silloin, kun tietoja ei ole saatu henkilöltä itseltään
Yhteisön ehdottaessa henkilöä asiantuntijapankkiin, yhteisö ilmoittaa ehdotettavasti henkilöstä minimitiedot ( etunimi, sukunimi, ehdokkaan asiantuntemus eri taiteenaloilta, kotimaakunta, sähköpostiosoite).
Henkilötietojen käsittelijät ja vastaanottajat
Taide- ja kulttuuriviraston virkahenkilöstö. Rekisteriin pääsy on rajattu niihin virkahenkilöihin, joiden työtehtäviin asiantuntijapankin hallinnointi kuuluu.
Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle tai kansainväliselle järjestölle
Asiantuntijapankin viestinnässä käytetään suomalaisen Gruppo Software Oy:n tarjoamaa joukkosähköpostitoiminnallisuutta, jossa henkilön nimeä ja sähköpostiosoitetta käsittelee uutiskirjeen lähettämiseksi myös EU/ETA-alueen ulkopuolinen alihankkija. Henkilötiedot on kuitenkin teknisesti suojattu. Gruppon ja sen alihankkijoiden väliset sopimukset sisältävät EU:n tietosuojaa koskevat vakiolausekkeet.
Muita henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle.
Henkilötietojen säilyttämisajat
Tiedot tallennetaan Gruppoon, jossa niitä säilytetään asiantuntijapankin kolmivuotiskauden ajan. Kolmivuotiskauden jälkeen tiedot poistetaan, ellei asiantuntijapankin jäsen anna suostumustaan jatkokaudelle. Tiedot poistetaan myös henkilön sitä pyytäessä.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto siitä, käsitelläänkö hänen henkilötietojaan.
Rekisteröidyllä on oikeus pyytää:
- itseään koskevat henkilötiedot
- rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan virheelliset tai vanhentuneet tiedot
- henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, rekisteröidyllä on oikeus tehdä asiasta valitus tietosuojavaltuutetulle.
Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768
Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta www.tietosuoja.fi
Automaattinen päätöksenteko ja profilointi
Henkilötietoja ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon eikä profilointiin, joilla olisi vaikutuksia rekisteröityjen oikeuksiin tai vapauksiin nähden.
Henkilötietojen suojaaminen
Taide- ja kulttuurivirasto rekisterinpitäjänä on toteuttanut tarvittavat tekniset ja organisatoriset toimet sekä edellyttää niitä myös henkilötietojen käsittelijöiltä.