Asianhallintajärjestelmän tietosuojaseloste (Salama)

Asiakasrekisteriin sisältyviä tietoja käytetään Salama-asianhallintajärjestelmään rekisteröityjen asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa. Tietoja käytetään myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin.

Rekisterin nimi

Salaman asiakasrekisteri

Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot

Taiteen edistämiskeskus (Taike) Hakaniemenranta 6, 00531 Helsinki 0295 330 900, [email protected], www.taike.fi

Tietosuojavastaavan yhteystiedot

[email protected], puhelin 0295 330 900 (vaihde)

Käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Taike käsittelee henkilötietoja lakisääteisten tehtäviensä hoitamiseksi. Asiakasrekisteriin sisältyviä tietoja käytetään Salama-asianhallintajärjestelmään rekisteröityjen asioiden valmistelussa ja päätöksenteossa. Tietoja käytetään myös tilastointi- ja tutkimustarkoituksiin. Käsittelyperusteena on Laki Taiteen edistämiskeskuksesta 30.11.2012/657, Laki valtion taiteilija-apurahoista 28.11.1969/734, Valtioneuvoston asetus valtion taiteilija-apurahoista 30.12.1969/845, Maatalousyrittäjän eläkelaki 22.12.2006/1280, Valtionavustuslaki (688/2001) sekä Valtioneuvoston asetus valtionavustustoiminnan tietovarantoon tallennettavista vähimmäistiedoista sekä valtionavustustietojen julkaisemisen ja käytön palvelussa julkaistavasta tietoaineistosta (1394/2022).

Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilön tiedot: Tähdellä merkityt pakollisia.

  • Hetu (pakollinen asioinnissa, Salamassa ei)
  • Sukunimi*
  • Etunimet*
  • Ammatti
  • Titteli
  • Koulutus
  • Verotuskunta
  • Asiointikieli*
  • Äidinkieli
  • Toimiala
  • Sukupuoli*
  • Asuinmaa (Toimintamaa)*
  • Postiosoite*
  • Postinumero*
  • Postitoimipaikka*
  • Maakunta
  • Ulkomaan osoite
  • Sähköpostiosoite (asioinnissa pakollinen)
  • Pankkitili* (pakollinen asioinnissa, Salamassa ei)
  • Toimiala (pakollinen asioinnissa, Salamassa ei) Saadut avustukset (ei kerätty vuoden 2015 jälkeen)

Tietojen luovuttaminen

Tietoja luovutetaan säännöllisesti Verohallinnolle ja MELA:lle. Tietoja voidaan luovuttaa ainoastaan voimassa olevan lainsäädännön velvoittamissa ja sallimissa rajoissa. Perusteena tietojen luovuttamiselle voi olla esimerkiksi laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999). Tietojen siirto EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle Henkilötietoja ei siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille.

Taike toimittaa valtionavustuslain 32 §:n ja valtioneuvoston asetuksen (688/2001, 1394/2022) mukaisesti vähimmäistiedot valtionavustushakemuksista ja päätöksistä julkaistavaksi Tutkiavustuksia.fi-palveluun. Yksityishenkilöiden osalta Valtiokonttoriin toimitetaan luonnollisen henkilön nimi ja henkilötunnus sekä valtionavustuksen käyttötarkoitus ja valtionavustuksen käytön alueellinen kohdentuminen valtionavustuslain (688/2001) §:n 32 b mukaisesti. Tutkiavustuksia.fi-palvelussa julkaistaan luonnollisen henkilön nimi, avustuksen käyttötarkoitus ja avustuksen käytön alueellinen kohdentuminen myönteisen päätöksen saaneiden osalta valtionavustuslain (688/2001) §:n 32 d mukaisesti. Palvelussa voidaan lisäksi julkaista muita valtionavustuksen hakemista, myöntämistä ja käyttöä koskevia julkisia tietoja.

Henkilötietojen säilytysajat

Asiakkaan tiedot ovat aktiivitilassa sähköisessä asiakasrekisterissä niin kauan kuin se on tarpeen asiakkaan asioiden käsittelemiseksi. Asiakirjoihin sisältyvien henkilötietojen säilytysaika on sama kuin Taiteen edistämiskeskuksen arkistonmuodostussuunnitelmassa määritelty säilytysaika. Viranomaisen arkistointitehtävistä säädetään erikseen lailla (arkistolaki 831/1994).

Säännönmukaiset tietolähteet

Tietoja saadaan asiakkaalta itseltään sähköisessä asioinnissa tai paperisilla hakemuslomakkeilla. Tietoja voidaan saada myös suoraan muilta viranomaisilta kuten Verohallinnolta ja Ulosottolaitokselta. Lisäksi tietoja saadaan Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämästä väestötietojärjestelmästä.

Automaattinen päätöksenteko

Taikessa ei ole käytössä automaattista päätöksentekoa. 

Rekisteröidyn oikeudet

Tarkastusoikeus

Voit lähettää tarkastuspyynnön tietosuojavastaavalle (yhteystiedot yllä). Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi. Kirjautumalla Taiken verkkoasiointiin voit tarkistaa yhteystietosi.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus oikaista itseäsi koskevat epätarkat ja virheelliset henkilötiedot. Tee pyyntö kirjallisesti tietosuojavastaavalle (yhteystiedot yllä). Ilmoita korjauspyynnössä oikaistava tieto ja sen tarkka muutos tai täydennys. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi. Kirjautumalla Taiken verkkoasiointiin voit muokata seuraavia tietoja: osoite (kotimainen tai ulkomaan), pankkitili, hakemuskohtainen pankkitili, työryhmän kokoonpano.

Oikeus tietojen poistamiseen Tietosuoja-asetuksen 17. artiklan mukaan rekisteröidyllä henkilöllä on oikeus vaatia itseään koskevan henkilötiedon poistamista rekisteristä. Tämä oikeus ei koske niitä henkilötietoja, joita Taike tarvitsee lakisääteisen tehtävän hoitamista varten. Suurin osa Taiken palveluista perustuu lakisääteisen velvoitteen noudattamiseen taikka yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseen tai julkisen vallan käyttämiseen. Näissä tapauksissa et voi vaatia henkilötietojesi poistamista tai siirtämistä toiseen järjestelmään, etkä lähtökohtaisesti voi myöskään vastustaa henkilötietojesi käsittelyä. Sinulla on oikeus vaatia Taikea poistamaan sellaiset itseäsi koskevat henkilötiedot, joita käsitellään antamasi suostumuksen perusteella.Voit lähettää poistopyynnön kirjallisesti osoitteeseen [email protected]. Varaudu todistamaan henkilöllisyytesi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos katsot, että henkilötietojasi käsitellään lainvastaisesti, voit tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistoon.

Tietosuojavaltuutetun toimisto

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde 029 566 6700
Kirjaamo 029 566 6768

Lisätietoa valituksen tekemisestä löydät tietosuojavaltuutetun toimiston kotisivuilta osoitteesta www.tietosuoja.fi.