Asiakirjajulkisuuskuvaus

Asiakirjajulkisuuskuvauksessa kerrotaan, mitä asiakirjatietoa Taiteen edistämiskeskuksessa (Taikessa) on, millaisia tietokokonaisuuksia niistä muodostuu ja millä tietojärjestelmillä niitä käytetään.

Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei niiden julkisuutta ole lailla erikseen rajoitettu. Jokaisella on oikeus saada tieto julkisesta asiakirjasta. Tällä sivustolla on Taiteen edistämiskeskuksen asiakirjajulkisuuskuvaus, jonka tarkoituksena on antaa tietoa tietopyyntöjen tekemisestä. 

Taike ylläpitää kuvausta hallinnoimistaan tietovarannoista ja asiarekisteristä tiedonhallintalain (906/2019) 28 §:n mukaisesti.

Taike on valtionapuviranomainen, joka myöntää apurahoja ja avustuksia. Apurahat on tarkoitettu yksityishenkilöille tai heidän muodostamilleen työryhmille. Avustukset on tarkoitettu rekisteröidyille ja oikeuskelpoisille yhteisöille, kuten järjestöille, yhdistyksille, osuuskunnille ja yrityksille sekä kunnille.

Valtionavustusasioiden lisäksi Taike käsittelee muita toimintaansa liittyviä hallintoasioita.

Laki julkisen hallinnon tiedonhallinnasta (906/2019)

Oikeus saada tieto viranomaisen asiakirjasta

Viranomaisen asiakirjat ovat julkisia, jollei niitä ole julkisuuslaissa tai muussa laissa säädetty salassa pidettäväksi. 

Viranomaisen asiakirja on viranomaisen tai sen palveluksessa olevan henkilön laatima asiakirja. Se voi myös olla viranomaiselle toimitettu asiakirja asian käsittelyä varten tai muuten viranomaisen toimialaan tai tehtäviin kuuluvassa asiassa.

Sinulla voi olla oikeus saada tieto myös salassa pidettävästä asiakirjasta, jos kyseinen tieto koskee omaa asiaasi tai olet muuten asiassa osallisena.

Laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta (621/1999)

Tietoja ja asiakirjoja verkossa

Seuraavat Taiteen edistämiskeskuksen tiedot ovat luettavissa verkossa:

Myönnetyt apurahat ja avustukset (vuodesta 2008 alkaen)

Apurahatilastot

Oman toiminnan arviointi

Toimikuntien ja tutkimusyksikön julkaisuja ja muita julkaisuja

Tekninen rajapinta

Taiteen edistämiskeskuksen sähköisten asianhallintajärjestelmien tiedot eivät ole luettavissa teknisen rajapinnan kautta.

Tietoaineistot ja asiakirjarekisteri

Salama-järjestelmä

Taiteen edistämiskeskuksen käsittelemät valtionavustusasiat rekisteröidään ja käsitellään Salama-järjestelmässä.

Salama-järjestelmässä on valtionavustusasioihin liittyvät hakemukset liitteineen, päätökset, selvitykset ja muut käsittelyyn liittyvät valtionavustusten hakijoiden toimittamat asiakirjat metatietoineen. Valtionavustuksiin liittyvä tietoaineisto sisältää myös henkilötietoja. Asiakirjat voivat sisältää salassa pidettävää tietoa.

Ennen sähköistä arkistointia muodostuneet analogiset eli paperiset arkistot sijaitsevat arkistossa päätoimipisteen ja alueellisten toimipisteiden yhteydessä. Yleisöllä ei ole arkistoihin pääsyä, vaan niiden sisältämistä asiakirja-aineistoista tehdään tietopyyntö. Arkistoissa sijaitsevat myös Taiken edeltäjäorganisaatioiden Taiteen keskustoimikunnan (TKT) ja läänien taidetoimikuntien arkistot.

Päätöksen tai muun asian keskeiset hakutekijät Salama-järjestelmässä ovat seuraavat:

  • Asian diaarinumero (juokseva numero/tehtäväryhmä/vuosiluku)
  • Asiakkaan nimi
  • Organisaatioasiakkaan Y-tunnus
  • Henkilöasiakkaan henkilötunnus
  • Asian nimi

Asiakirjan keskeiset hakutekijät Salama-järjestelmässä ovat seuraavat:

  • Asiakirjan diaarinumero (juokseva numero/tehtäväryhmä/vuosiluku)
  • Asiakirjan otsikko
  • Asiakirjatyyppi (esim. hakemus, päätös)
  • Asiakirjan laatimispäivä
  • Asiakirjan laatija/lähettäjä

Arkki-asianhallintajärjestelmä

Taiteen edistämiskeskukseen vireille saatetut asiat kirjataan asianhallintajärjestelmä Arkkiin. Kyseessä on valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus Valtorin tarjoama VirastoVahva-asianhallintaratkaisu, joka täyttää asianhallintaa ja arkistointia koskevat säädösvaatimukset.

Arkki-asianhallintajärjestelmässä käsitellään Taiken vastuulla olevat muut hallintoasiat kuin valtionavustusasiat. Arkkiin kirjataan esimerkiksi Taiken vastaanottamat lausunto- ja selvityspyynnöt sekä hankinta- ja sopimusasiakirjat sekä muut kirjattavat asiat. Arkki sisältää myös valtion ja alueellisten taidetoimikuntien ja niiden jaostojen pöytäkirjat sekä Taiken hallinnolliset päätökset.

Järjestelmään tallennetaan Taiken ulkopuolelta saapuvat ja Taikessa laadittavat asiaan liittyvät asiakirjat.

Asioiden keskeiset hakutekijät Arkki-asianhallintajärjestelmässä ovat seuraavat:

  • Asian otsikko
  • Asian diaarinumero
  • Asian päivämäärä alkaen/loppuen
  • Vastuuorganisaatio
  • Vastuuhenkilö
  • Kontakti: vireillepanoja, osallistuja
  • Tehtäväluokan tunnus

Asiakirjojen keskeiset hakutekijät Arkki-asianhallintajärjestelmässä ovat seuraavat:

  • Asiakirjan otsikko
  • Asiakirjan numero
  • Asiakirjan päivämäärä alkaen/loppuen
  • Vastaanottopäivä
  • Vastuuorganisaatio
  • Vastuuhenkilö
  • Kontakti: lähettäjä, vastaanottaja, kopio
  • Asiakirjatyyppi
  • Lähettäjän viite
  • Asian otsikko
  • Tehtäväluokan tunnus
  • Tehtäväluokitus
  • Sisältöhaku

Muut tietojärjestelmät

Yleishallinnon tietoaineistot käsitellään ja säilytetään pääsääntöisesti Arkki-asianhallintajärjestelmässä. Lisäksi aineistoja käsitellään seuraavissa julkishallinnon yhteisissä tietojärjestelmissä:

  • Kieku – talous- ja henkilöstöhallinnon pääjärjestelmä
  • Valtiolle.fi - rekrytointijärjestelmä
  • Handi - hankintojen ja ostolaskujen käsittely
  • M2 - matka- ja kulunhallintajärjestelmä

Tietopyynnön tekeminen

Jos et löydä tarvitsemaasi tietoa verkkosivuilta tai muista lähteistä, voit pyytää sitä Taikelta. Toimita tietopyyntö Taiken kirjaamoon.

Tietopyynnöt ja niiden käsittely kirjataan Arkki-asianhallintajärjestelmään.

Tietopyynnön on oltava riittävän tarkka, jotta voimme selvittää, mitä asiakirjoja se koskee.

Avustamme sinua tarvittaessa kohdistamaan pyyntösi oikeaan asiakirjaan.

Asiakirjojen antamisesta ja tiedon esille hakemisesta voidaan periä maksu julkisuuslain 34 § mukaisesti.

Jos pyydettyä asiakirjaa tai tietoa ei voida luovuttaa, pyytäjällä on oikeus saada asiassa valituskelpoinen päätös.

Kirjaamon yhteystiedot

kirjaamo@taike.fi

puhelin (vaihde): 0295 330 900

Taiteen edistämiskeskus
Hakaniemenranta 6
PL 1001, 00531 Helsinki

Viimeksi muokattu: 08.09.2022

Yhteystiedot

Taiteen edistämiskeskus
Hakaniemenranta 6, PL 1001
00531  Helsinki
Kartta

puh. 0295 330 700
asiakaspalvelu@taike.fi
Chat-asiakaspalvelu

Henkilöhaku